Zu Gast bei der Kölner Werbeagentur Adunique

In sechs Wochen die Kontrolle über Projekte und Finanzen zurückerobert

Stress mit dem Steuerberater

„Stundenzettel in Excel, Projektkommunikation auf Zuruf und ein Steuerberater, der die Hände über dem Kopf zusammenschlägt.“ So beschreibt André Pass, Gründer und Geschäftsführer der Adunique Interactive GmbH, die Situation vor der Einführung von Revolver. Vor allem der Stress mit dem Steuerberater war es, der Anfang 2008 die Anschaffung einer elektronischen Organisationslösung nahelegte.

Ein gutes Fakturaprogramm sollte her. Doch dem Führungsteam von Adunique wurde schnell klar, dass eine reine Faktura nicht ausreichen würde, um auch Themen wie Zeiterfassung und Projekt-Controlling abzubilden.

Erst an den Rolls-Royce-Lösungen orientiert

„Wir haben uns sehr viele Gedanken über unsere Anforderungen gemacht und angefangen, nach Agentursoftware im Web zu recherchieren“, erzählt André Pass. Die Hauptkriterien waren erst einmal: Wie groß ist der Hersteller und wie lange ist er am Markt? „Wir orientierten uns zunächst an den ganz großen Anbietern mit den ‚Rolls-Royce-Lösungen‘, so Timo Michel. „Um ganz sicher zu gehen, haben wir deren Referenzkunden angerufen und gefragt, wie zufrieden sie mit der Lösung sind und ob sie sie noch mal kaufen würden.“ Zwölf Hersteller kamen in die engere Wahl, sechs davon durften ihr Produkt präsentieren.

Das Risiko einer 30.000-Euro-Investition war zu hoch

Doch wirklich glücklich waren die Agentur-Köpfe nicht mit ihrer Auswahl. André Pass: „Das ganze war uns vor allem von den Kosten her zu riskant. Allein für die Anschaffung wären wir mit 30.000 Euro dabei gewesen und dann noch mal ca. 10.000 Euro für Anpassungen plus die laufenden Update- und Wartungskosten. Das hätte unseren Fixkostenblock viel zu stark belastet. Außerdem wussten wir nicht, wie unsere Mitarbeiter reagieren, ob da vielleicht Blockaden aufgebaut werden.“

Tim Köhler, ebenfalls Geschäftsführer bei Adunique und bei einem Schwesterunternehmen, war es, der im Juni 2008 Revolver Office ins Spiel brachte. Er hatte bei der befreundeten Kölner Agentur i-gelb Revolver im Einsatz gesehen. Pass und Michel besuchten diese Agentur am 17. Juni.

Eine befreundete Agentur empfahl Revolver

Pass, der eigentlich eine browserbasierte Lösung favorisierte, war überrascht: „Revolver ist ergonomisch sehr schön und intuitiv und trifft im Kern alle Anforderungen“, war sein erster Eindruck. Außerdem war spürbar, dass die Leute von i-gelb von Revolver überzeugt sind: „Die nutzen zwar nicht alle Funktionen, aber mit dem was sie nutzen, sind sie sehr zufrieden.“ Für den 25. Juni verabredete André Pass eine Online-Demo mit einem Revolver Kundenberater.

Die Entscheidung fiel nur knapp zwei Wochen später, am 7. Juli. Der Lizenz-Code ging noch am gleichen Tag in Köln ein.

Gerade mal sechs Wochen von der Entscheidung bis zur Einführung

„Wir wussten, die Einführung einer Agentursoftware ist zeitintensiv“. Umso mehr erstaunte es die Verantwortlichen, dass von der Entscheidung für Revolver bis zur Einführung der fertig angepassten Softwarelösung gerade mal sechs Wochen vergingen. „Wir sind eben ein schnelles Unternehmen“, schmunzelt Pass.

Willkommener Nebeneffekt der Revolver-Einführung war die Auseinandersetzung mit der eigenen Agenturorganisation: André Pass: „Wir haben den ‚Zwang zur Strukturierung‘ für uns positiv genutzt und endlich mal unsere Vorlagen und Geschäftspapiere richtig sortiert, und die Abstimmungsprozesse optimiert.“

Fast alle Excel-Listen abgeschafft

André Pass zieht Resümee: „Die Einführung von Revolver hat sich gelohnt. Wir sind sehr zufrieden. Nahezu alle Abläufe haben wir in Revolver abgebildet und fast alle früheren Excel-Listen abgeschafft. Die einzige Liste, die noch übriggeblieben ist, ist die Urlaubsplanung. Revolver läuft stabil. Und selbst vom Home-Office aus ist die Performance wirklich gut.“

Timo Michel ergänzt: „Wir haben uns als Agentur nicht unter Druck gesetzt. Wir haben schrittweise angefangen und uns mehrere Stichtage für die Einführung gesetzt. Damit haben wir es auch den Mitarbeitern leichter gemacht, die sich so mit und mit an Revolver gewöhnen konnten.“ Und auch der Steuerberater rauft sich nicht mehr die Haare.